PROCEDURA PRIVIND CONSTITUIREA SOCIETATILOR - Cabinet de Avocat

Procedură privind constituirea unei societăţi

Pentru înfiinţarea unei societăţi trebuie urmaţi următorii paşi:

Alegerea obiectului de activitate
Stabilirea formei juridice a societăţii
Alegerea şi rezervarea numelui societăţii
Stabilirea emblemei societăţii
Stabilirea sediului social al firmei
Realizarea Actului Constitutiv
Depunerea la banca a capitalului social
Achitarea taxelor judiciare
Specimenul de semnătură
Completarea documentelor pentru Registrul comerţului şi depunerea dosarului
Ridicarea actelor firmei
Etape adiacente
Avize şi autorizaţii suplimentare de funcţionare
Alegerea obiectului de activitate

Primul pas în înfiinţarea unei firme îl reprezintă stabilirea obiectului de activitate în conformitate cu Clasificarea activităţilor din economia naţională – CAEN rev. 2, clasificare care permite alegerea unui singur obiect principal de activitate şi un număr nelimitat de obiecte secundare.

Obiectul de activitate trebuie să fie licit, să nu contravină ordinii publice şi va fi stipulat sub sancţiunea nulităţii societăţii în actul constitutiv a acesteia.

2. Stabilirea formei juridice a societăţii

Societăţile cu personalitate juridică se constituie în una dintre următoarele forme:

a)societate în nume colectiv;

b)societate în comandită simplă;

c)societate pe acţiuni;

d)societate în comandită pe acţiuni şi

e) societate cu răspundere limitată.

3. Alegerea şi rezervarea numelui societăţii

Verificarea disponibilităţii firmei şi sau rezervarea acesteia se face la ONRC în baza următoarelor documente:

– cererea de verificare disponibilitate şi/sau rezervare firmă (original), completă cu 3 denumiri, în ordinea preferinţelor – formular; dacă este cazul, se va bifa şi pct. 7 din cerere;

Această disponibilitate poate fi verificată însă şi pe site-ul http://recom.onrc.ro.

Instrucţiuni detaliate se pot găsi pe site-ul: https://portal.onrc.ro

4. Stabilirea emblemei societăţii

Faţă de firmă, emblema este un element complementar şi facultativ pentru identificarea şi individualizarea profesionistului, deosebind un comerţ de alt comerţ de acelaşi fel.

Emblema se va verifica la Registrul comerţului, unde va primi dovada înregistrării care dă dreptul de folosire exclusivă.

Documentele necesare pentru verificarea disponibilităţii emblemei şi/sau rezervarea acesteia:

– cererea de verificare disponibilitate şi/sau rezervare emblemă (original) – formular;

– macheta emblemei în 3 exemplare (original);

– dacă este cazul, împuternicire specială sau avocaţială pentru persoana desemnată să îndeplinească formalităţile legale (original);

– dovezile privind plata taxei de registru

– 45 lei – taxa de registru;

– 27 lei, reprezentând un procent aplicat taxei de registru – 50% Fondul de lichidare şi 10% Fondul de buletin prevăzute de Legea nr. 85/2014.

Taxa legală poate fi achitată în numerar sau cu card bancar la casieriile ORC, precum şi cu mandat poştal, ordin de plată etc.

Dacă s-a optat pentru transmiterea documentelor, care atestă înregistrarea în registrul comerţului, prin poştă, se percepe un tarif de 7,74 lei.

Stabilirea sediului social al firmei

Pentru înfiinţarea unei firme trebuie dovedit faptul ca există un sediu social unde se ca desfăşura activitatea. Dovada sediului social constituie unul dintre documentele necesare pentru înmatricularea societăţii în registrul comerţului.

Sediul poate fi dovedit cu:

– extras de carte funciară, în termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile,

– contract de vânzare-cumpărare,

– contract de donaţie în formă autentică,

– certificat de moştenitor,

– act notarial de ieşire din indiviziune sau de delimitare a proprietăţii,

– hotărâre judecătorească definitivă privind proprietatea sau folosinţa/uzufructul,

– hotărârea judecătorească definitivă de ieşire din indiviziune,

– proces verbal de recepţie a construcţiei,

– act de adjudecare a imobilului vândut în cadrul executării silite,

– contract de schimb/închiriere (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice, în cazul proprietarului/locatorului persoană fizică) / subînchiriere / concesiune / leasing imobiliar / contract de comodat / contract de uz / uzufruct (contract încheiat între proprietarul imobilului şi viitoarea firmă, pe baza rezervării denumirii de la O.N.R.C.),

– certificat de rol fiscal/rol agricol în termen de valabilitate sau

– orice alt act juridic care conferă dreptul de folosinţă, la alegerea solicitantului.

De asemenea, este nevoie de acordul vecinilor şi al asociaţiei de proprietari.

Redactarea Actului Constitutiv

Diferite tipuri acte constitutive:

Societatea în nume colectiv sau în comandită simplă se constituie prin contract de societate.

Societatea pe acţiuni, în comandită pe acţiuni sau cu răspundere limitată se constituie prin contract de societate şi statut.

Societatea cu răspundere limitată se poate constitui şi prin actul de voinţă al unei singure persoane. În acest caz se întocmeşte numai statutul.

Contractul de societate şi statutul pot fi încheiate sub forma unui înscris unic, denumit act constitutiv.

Când se încheie numai contract de societate sau numai statut, acestea pot fi denumite, de asemenea, act constitutiv.

În cazurile în care contractul de societate şi statutul constituie acte distincte, acesta din urmă va cuprinde datele de identificare a asociaţilor şi clauze reglementând organizarea, funcţionarea şi desfăşurarea activităţii societăţii.

Cuprinsul actului constitutiv

Cuprinsul actului constitutiv va fi diferit după cum societatea este:

în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată, respectiv
societate pe acţiuni sau în comandită pe acţiuni.
Cuprinsul actului constitutiv al societăţii în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată:

a)datele de identificare a asociaţilor – la societatea în comandită simplă se vor arăta şi asociaţii comanditaţi;

b)forma, denumirea şi sediul social;

c)obiectul de activitate al societăţii, cu precizarea domeniului şi a activităţii principale;

d)capitalul social, cu menţionarea aportului fiecărui asociat, în numerar sau în natură, valoarea aportului în natură şi modul evaluării. La societăţile cu răspundere limitată se vor preciza numărul şi valoarea nominală a părţilor sociale, precum şi numărul părţilor sociale atribuite fiecărui asociat pentru aportul său;

e)asociaţii care reprezintă şi administrează societatea sau administratorii neasociaţi, datele lor de identificare, puterile ce li s-au conferit şi dacă ei urmează să le exercite împreună sau separat;

e¹) în cazul societăţilor cu răspundere limitată, dacă sunt numiţi cenzori sau auditori financiari, datele de identificare ale primilor cenzori, respectiv ale primului auditor financiar;

f)partea fiecărui asociat la beneficii şi la pierderi;

g)sediile secundare – sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, atunci când se înfiinţează o dată cu societatea, sau condiţiile pentru înfiinţarea lor ulterioară, dacă se are în vedere o atare înfiinţare;

h)durata societăţii;

i)modul de dizolvare şi de lichidare a societăţii.

Cuprinsul actului constitutiv al societăţii pe acţiuni sau în comandită pe acţiuni:

a)datele de identificare a fondatorilor – la societatea în comandită pe acţiuni vor fi menţionaţi şi asociaţii comanditaţi;

b)forma, denumirea şi sediul social;

c)obiectul de activitate al societăţii, cu precizarea domeniului şi a activităţii principale;

d)capitalul social subscris şi cel vărsat şi, în cazul în care societatea are un capital autorizat, cuantumul acestuia;

e)natura şi valoarea bunurilor constituite ca aport în natură, numărul de acţiuni acordate pentru acestea şi numele sau, după caz, denumirea persoanei care le-a adus ca aport;

f)numărul şi valoarea nominală a acţiunilor, cu specificarea dacă sunt nominative sau la purtător;

f¹) dacă sunt mai multe categorii de acţiuni, numărul, valoarea nominală şi drepturile conferite fiecărei categorii de acţiuni;

f²) orice restricţie cu privire la transferul de acţiuni;

g)datele de identificare a primilor membri ai consiliului de administraţie, respectiv a primilor membri ai consiliului de supraveghere;

g1) puterile conferite administratorilor şi, după caz, directorilor, respectiv membrilor directoratului, şi dacă ei urmează să le exercite împreună sau separat;

h)datele de identificare a primilor cenzori sau a primului auditor financiar;

i)clauze privind conducerea, administrarea, funcţionarea şi controlul gestiunii societăţii de către organele statutare, numărul membrilor consiliului de administraţie sau modul de stabilire a acestui număr;

j)durata societăţii;

k)modul de distribuire a beneficiilor şi de suportare a pierderilor;

l)sediile secundare – sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, atunci când se înfiinţează o dată cu societatea, sau condiţiile pentru înfiinţarea lor ulterioară, dacă se are în vedere o atare înfiinţare;

m)orice avantaj special acordat, în momentul înfiinţării societăţii sau până în momentul în care societatea este autorizată să îşi înceapă activitatea, oricărei persoane care a participat la constituirea societăţii ori la tranzacţii conducând la acordarea autorizaţiei în cauză, precum şi identitatea beneficiarilor unor astfel de avantaje;

n)numărul acţiunilor comanditarilor în societatea în comandită pe acţiuni;

o)cuantumul total sau cel puţin estimativ al tuturor cheltuielilor pentru constituire;

p)modul de dizolvare şi de lichidare a societăţii.

Forma actului constitutiv

Actul constitutiv se încheie sub semnătură privată, se semnează de toţi asociaţii sau, în caz de subscripţie publică, de fondatori.

Forma autentică a actului constitutiv este obligatorie atunci când:

a)printre bunurile subscrise ca aport la capitalul social se află un imobil;

b)se constituie o societate în nume colectiv sau în comandită simplă;

c)societatea pe acţiuni se constituie prin subscripţie publică

La autentificarea actului constitutiv se vor plăti taxele de timbru şi onorariile notariale legale.

Actul constitutiv dobândeşte dată certă şi prin depunerea la oficiul registrului comerţului.

În termen de 15 zile de la data încheierii actului constitutiv, fondatorii, primii administratori sau, dacă este cazul, primii membri ai directoratului şi ai consiliului de supraveghere ori un împuternicit al acestora vor cere înmatricularea societăţii în registrul comerţului în a cărui rază teritorială îşi va avea sediul societatea. Ei răspund în mod solidar pentru orice prejudiciu pe care îl cauzează prin neîndeplinirea acestei obligaţii.

Depunerea la banca a capitalului social

Capitalul social se poate depune la orice bancă din ţară şi are ca scop păstrarea evidenţei capitalului subscris şi vărsat de către acţionarii sau asociaţii unei societăţi.

Cuantumul capitalului social:

– societăţi pe acţiuni sau societăţi în comandită pe acţiuni – nu poate fi mai mic de echivalentul în lei al sumei de 25.000 euro.

– societăţi cu răspundere limitată – nu poate fi mai mic de 200 lei şi se divide în părţi sociale egale, care nu pot fi mai mici de 10 lei.

Actele necesare vor fi precizate de agenţii băncii.

În principiu sunt necesare următoarele documente:

– actul constitutiv sau contractul de societate şi statutul societăţii care urmează să se constituie, semnat de catre asociaţi/ acţionari/ fondatori;

– dovada eliberată de Oficiul Registrului Comerţului privind disponibilitatea firmei (denumirii);

– act de identitate (CI/BI/ Paşaport) al persoanei împuternicite să deschidă Contul de Capital Social purtând semnătura acesteia în original şi emis de autorităţile române sau străine.

În cazul străinilor nerezidenţi acul de identitate va fi: paşaportul sau cartea de identitate valabilă pentru cetăţenii UE, inclusiv pentru cetăţenii din Elveţia, precum şi cei ai Spaţiului Economic European, respectiv un document de călătorie emis de autorităţile altui stat (ex. cetăţenii palestinienii care au documente emise de statul Israel).

– copiile actelor de identitate ale administratorilor/asociaţilor/acţionarilor doar în situaţia în care datele de identitate nu se regăsesc în Actul constitutiv sau au expirat.

– procura pentru persoana împuternicită să deschidă contul de capital social (există două tipuri de procură acceptate: procura în formă autentică şi procura avocaţială). Deschiderea acestor conturi se poate face şi de către avocaţi pe bază de “împuternicire avocaţială” sau de către persoane împuternicite chiar prin actul constitutiv.

Atenţie!

De regulă, acest cont are un caracter special, la acesta nefiind percepute comisioane sau oferite dobânzi.

Acest cont de capital social va fi blocat până la înregistrarea societăţii la registrul comerţului şi prezentarea la ghişeele băncii a următoarelor acte doveditoare:

ƒ- încheierea judecatorului delegat de la Registrul Comerţului – original (se păstrează o copie la dosarul clientului);

ƒ- certificatul de înregistrare – original (se păstrează o copie la dosarul clientului)

În situaţia în care societatea nu se mai înfiinţează, capitalul depus se poate retrage numai în baza urmatoarelor documente:

– adresa de la Registrul Comerţului care atestă că societatea nu a fost înmatriculată – original (se păstrează în original la dosarul clientului);

– extrasul de cont/foaia de vărsământ eliberată de bancă – original (se păstrează în original la dosarul clientului);

– declaraţia asociaţilor, din care să rezulte că renunţă la constituirea societăţii şi solicită restituirea aportului la capitalul social – original (se păstrează în original la dosarul clientului).

Achitarea taxelor judiciare

După depunerea capitalului social, următoarea etapă în înfiinţarea companiei va fi achitarea taxei percepută de ONRC ca urmare a înmatriculării societăţii comerciale.

Taxele şi tarifele percepute de ONRC sunt prevăzute în Hotărârea Guvernului nr. 902/2012 privind aprobarea taxei şi tarifului pentru operaţiunile efectuate de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului şi oficiile registrului comerţului de pe lângă tribunale, modificată şi completată, iar modul de plată al acestora este reglementat prin Ordinul ministrului justiţiei nr. 1494/2008 privind încasarea de către oficiile registrului comerţului a taxei judiciare de timbru pentru cererile aflate în competenţa de soluţionare a judecătorului delegat la oficiul registrului comerţului.

Specimenul de semnătură

Se vor autentifica specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii în faţa notarului.

Specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii se depun la oficiul registrului comerţului odată cu cererea de înregistrare, dacă au fost numiţi prin actul constitutiv, în formă autentificată de notarul public, dar pot fi date în faţa directorului ORC sau a înlocuitorului acestuia care va certifica semnătura.

Depunerea documentelor pentru înmatricularea în Registrul Comerţului

În absenţa comerciantului persoană fizică semnătura acestuia poate fi înlocuită prin prezentarea unui specimen de semnătură legalizat de notarul public.

Cererea de înmatriculare va fi însoţită de:

– actul constitutiv al societăţii;

– dovada efectuării vărsămintelor în condiţiile actului constitutiv;

– dovada sediului declarat şi a disponibilităţii firmei;

– în cazul aporturilor în natură subscrise şi vărsate la constituire, actele privind proprietatea, iar în cazul în care printre ele figurează şi imobile, certificatul constatator al sarcinilor de care sunt grevate;

– actele constatatoare ale operaţiunilor încheiate în contul societăţii şi aprobate de asociaţi;

– declaraţia pe propria răspundere a fondatorilor, a primilor administratori şi, după caz, a primilor directori, respectiv a primilor membri ai directoratului şi ai consiliului de supraveghere şi, dacă este cazul, a primilor cenzori, că îndeplinesc condiţiile prevăzute de Legea nr. 31/1990;

– alte acte sau avize prevăzute de legi speciale în vederea constituirii

– în vederea autorizării funcţionării se va depune declaraţia-tip pe propria răspundere, semnată de asociaţi sau de administratori, din care să rezulte, după caz, că:

a) persoana juridică nu desfăşoară, la sediul social sau la sediile secundare, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani;

b) persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate în declaraţia-tip.

Cererile de înmatriculare se pot depune şi online prin https://portal.onrc.ro

Controlul legalităţii şi înmatricularea

Controlul legalităţii actelor sau faptelor care, potrivit legii, se înregistrează în registrul comerţului se exercită de justiţie printr-un judecător delegat. Judecătorul delegat va putea dispune, prin încheiere motivată, efectuarea unei expertize, în contul părţilor, precum şi administrarea altor dovezi.

La societăţile pe acţiuni, dacă există aporturi în natură, avantaje rezervate oricărei persoane care a participat la constituirea societăţii sau la tranzacţii conducând la acordarea autorizaţiei, operaţiuni încheiate de fondatori pe seama societăţii ce se constituie şi pe care aceasta urmează să le ia asupra sa, judecătorul delegat numeşte, în termen de 5 zile de la înregistrarea cererii, unul sau mai mulţi experţi din lista experţilor autorizaţi. Aceştia vor întocmi un raport cuprinzând descrierea şi modul de evaluare a fiecărui bun aportat şi vor evidenţia dacă valoarea acestuia corespunde numărului şi valorii acţiunilor acordate în schimb, precum şi alte elemente indicate de judecătorul delegat.

Fondatorii vor depune raportul în termen de 15 zile de la data aprobării sale la oficiul registrului comerţului. Registrul comerţului va transmite o notificare cu privire la această depunere către Regia Autonomă «Monitorul Oficial», pentru a fi publicată pe cheltuiala societăţii.

Încheierea de înmatriculare

În cazul în care cerinţele legale sunt îndeplinite, judecătorul delegat, prin încheiere, pronunţată în termen de 5 zile de la îndeplinirea acestor cerinţe, va autoriza constituirea societăţii şi va dispune înmatricularea ei în registrul comerţului, în condiţiile prevăzute de legea privind acest registru.

Încheierea de înmatriculare va reda, după caz, menţiunile actului constitutiv.

Societatea este persoană juridică de la data înmatriculării în registrul comerţului. Înmatricularea se efectuează în termen de 24 de ore de la data pronunţării încheierii judecătorului delegat prin care se autorizează înmatricularea societăţii.

Atribuirea codului unic de înregistrare

Solicitarea înregistrării fiscale se face prin depunerea cererii de înregistrare la biroul unic din cadrul oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal, iar atribuirea codului unic de înregistrare de către Ministerul Finanţelor Publice este condiţionată de admiterea cererii de înregistrare în registrul comerţului de către judecătorul delegat.

În vederea atribuirii codului unic de înregistrare de către Ministerul Finanţelor Publice, oficiile registrului comerţului de pe lângă tribunale transmit direct sau prin intermediul Oficiului Naţional al Registrului Comerţului, pe cale electronică, Ministerului Finanţelor Publice, datele referitoare la înregistrările efectuate în registrul comerţului şi cele conţinute în cererea de înregistrare fiscală.

Pe baza datelor transmise Ministerul Finanţelor Publice atribuie, în termen de maximum 8 ore, codul unic de înregistrare.

Ridicarea actelor firmei

Oficiile registrului comerţului de pe lângă tribunale, prin birourile unice, urmăresc termenele legale şi eliberează solicitanţilor:

– certificatele de înregistrare, conţinând numărul de ordine din registrul comerţului şi codul unic de înregistrare fiscală atribuit de Ministerul Finanţelor Publice, precum şi, după caz, identificatorul unic la nivel european (EUID) şi alte date, stabilite prin ordin al ministrului justiţiei. Identificatorul EUID va fi aplicabil de la data de 7 iulie 2017 potrivit art. VI alin. (3) din Legea nr. 152/2015.

– încheierile judecătorului-delegat, precum şi

– certificatele constatatoare de depunere a declaraţiilor-tip prevăzute în vederea autorizării funcţionării. Certificatele constatatoare se eliberează odată cu certificatul de înregistrare.

Termenul de eliberare a certificatului de înregistrare este de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii, dacă persoana competentă să soluţioneze cererile de înregistrare nu dispune altfel, pentru completarea documentaţiei. În următoarea zi lucrătoare după efectuarea înmatriculării persoanelor juridice, oficiul registrului comerţului comunică un extras al rezoluţiei prin care s-a dispus înmatricularea către Regia Autonomă «Monitorul Oficial», spre publicare, pe cheltuiala solicitantului. La cererea şi pe cheltuiala solicitantului, rezoluţia se publică integral.

Etape ulterioare înfiinţării firmei

După ce s-a finalizat înfiinţarea şi înregistrarea societăţii, se poate trece la realizarea ştampilei societăţii, deschiderea contului bancar al firmei sau depunerea Declaraţiei de înregistrare fiscală la administraţia financiară în decurs de 30 de zile de la înfiinţarea a societăţii.

Referitor la ştampilă trebuie menţionat că, potrivit O.G. nr. 17/2015: ” Art. V. – (1) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum şi entităţile fără personalitate juridică nu au obligaţia de a aplica ştampila pe declaraţii, cereri sau orice alte documente depuse la instituţiile sau autorităţile publice. (2) Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum şi entităţile fără personalitate juridică nu au obligaţia de a aplica ştampila pe documente sau orice alte înscrisuri emise în relaţia dintre acestea. (3) La data intrării în vigoare a prezentei ordonanţe se abrogă toate prevederile legale referitoare la obligaţia aplicării ştampilei de către persoanele şi entităţile prevăzute la alin. (1) şi (2). ” Potrivit art. 319 alin. (29) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal: “Semnarea şi ştampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conţină factura.”

De asemenea, este necesară obţinerea avizelor şi autorizaţiilor suplimentare de funcţionare, ce se diferenţiază în funcţie de obiectul de activitate al firmei, iar în lipsa acestora societatea nu îşi poate iniţia activitatea comercială propriu-zisă.

Procedura autorizării funcţionării

În vederea efectuării controlului de către autorităţile publice competente privind conformitatea celor declarate, oficiul registrului comerţului de pe lângă tribunal transmite acestora copiile declaraţiilor-tip şi, pe cale electronică, datele de identificare ale persoanelor juridice, în termen de 3 zile de la data înregistrării în registrul comerţului.

Autorităţile publice competente carora se transmit copiile declaraţiilor-tip sunt:

– direcţiile de sănătate publică teritoriale din subordinea Ministerului Sănătăţii sau ministerele cu reţea proprie de sănătate publică;

– Autoritatea Naţională Sanitară Veterinară şi pentru Siguranţa Alimentelor sau ministerele cu reţea sanitară veterinară proprie;

– autorităţile publice teritoriale de protecţie a mediului din subordinea Ministerului Mediului, Apelor şi Pădurilor;

– inspectoratele teritoriale de muncă din subordinea Ministerului Muncii, Familiei, Protecţiei Sociale şi Persoanelor Vârstnice.

În cazul în care autorităţile publice competente constată că nu sunt îndeplinite condiţiile legale de funcţionare, notifică acest fapt solicitantului, la sediul înregistrat, acordând un termen de remediere a neregularităţilor constatate. Termenul curge de la data primirii notificării şi poate fi prelungit la cererea expresă a solicitantului, adresată autorităţii publice competente.

În cazul în care neregularităţile nu sunt remediate, autorităţile publice competente notifică oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal actul prin care s-a interzis desfăşurarea activităţii, în termen de 3 zile de la emiterea acestuia, pentru a fi înregistrat din oficiu în registrul comerţului.

Leave a Reply Cancel reply